Эта статья посвящена вопросам, связанным с начальной подготовкой системы автоматизации учёта для бизнеса. Зачастую продавцы таких систем почти не объясняют, насколько важно правильно подготовить программу к работе.
Умалчивают и о том, что безукоризненно оформленный ассортиментный справочник и корректно введенная информация о поставщиках, клиентах, сотрудниках прямо и непосредственно влияют на качество использования учётной системы. Подготовка программы к эксплуатации – это самый сложный и длительный этап автоматизации. На поставку и настройку компьютерного и торгового оборудования уйдет всего 5–7 дней. А вот, например, как долго вам придется вводить в программу свой товарный ассортимент? Предположим, у вас около 5000 товарных позиций. Представим, что ими займется один специально обученный толковый оператор, который хорошо разбирается в компьютерах и нюансах учёта. Также допустим, что ввод одной товарной позиции займет у него всего 1 минуту. Ну что – подсчитаем?
Расчет прост: 5000поз. х 1мин. = 5000 минут, что составляет приблизительно 84 часа.
Выходит, если оператор будет трудиться от звонка до звонка целый рабочий день, у него на всё про всё уйдет 84ч. / 8 = 11 рабочих дней. И это, заметьте, без перерыва!
Учтите и то, что это был идеальный вариант. В жизни все будет намного медленнее: ведь и операторы не так грамотны, и непрерывной работы у них не получится, да и отсутствие системного подхода при вводе информации вызовет многочисленные ошибки. В реальности, период на подготовку автоматизированной системы учета к работе увеличивается раза в полтора, а это при открытии нового магазина или ресторана приводит к излишней суете. И как следствие, покупатели и посетители недовольны, продавцы и официанты раздражены, праздничное настроение испорчено.
Данную ситуацию очень хорошо характеризуют такие слова, как «открытие в авральном режиме». Аврала можно избежать, но для этого необходимо заниматься несколькими направлениями подготовки параллельно и систематизировать ввод первичной информации.
Распараллеливание процесса подготовки
Вы уже выбрали программу для автоматизации учёта, определились с торговым оборудованием и произвели предоплату. Что после этого вам предлагают?
• Поставку оборудования в течение 5–7 дней.
• Монтаж оборудования на торговой точке за 1–3 дня.
При этом, сколько времени уйдет на подготовку системы учета и ввод первичной информации, вам никто не скажет. Как уже упоминалось, в лучшем случае это займет 11 рабочих дней.
А значит, ваша торговая точка откроется только через 17–25 дней. То есть она практически месяц не будет приносить доход, несмотря на то, что уже почти полностью готова к эксплуатации. Если вас это устраивает, дальше можно не читать. Ну а если нет, предлагаем узнать, как безболезненно уменьшить сроки подготовки.
В общем случае это выглядит следующим образом. Организуйте два одновременных процесса - закупку торгового оборудования и ввод первичной информации. Мы поможем вашим сотрудникам правильно ввести первичную информацию и проконтролировать её корректность. И когда вам доставят и установят оборудование, система учёта будет готова на 80–90%.
Простой расчет покажет, что параллельное выполнение двух процессов: закупки оборудования и подготовки программы – позволит сократить время открытия торговой точки до 10–15 дней вместо 17-25. Как вам такая экономия?
Системный подход при вводе первичной информации
Самая рутинная, но вместе с тем и ответственная задача – ввод в программу справочной информации, то есть названий товаров(услуг) и цен, по которым вы собираетесь их продавать.
Вы покупаете учетную систему пустой – кроме логики работы, в ней ничего нет. Никто не продаст вам программу, где был бы ваш ассортиментный справочник и список поставщиков. Любые ухищрения типа, ”а давайте возьмем чужую базу данных и скопируем к нам”, ничего, кроме головной боли, не принесут. Потому что это будут не ваши товары и не ваши цены, в список неизменно войдут товары, которыми вы вообще не торгуете, что приведет к полной неразберихе.
Бывает и такое. Клиент решил автоматизировать систему учета продовольственного магазина. Товарный ассортимент у него значился огромный, операторов не было – один бухгалтер. Брать в штат дополнительного сотрудника на должность оператора клиент не захотел, поэтому вводить ассортиментный справочник поручил бухгалтеру. В первый же день стало понятно: этот процесс растянется надолго. Хозяин магазина пришел с просьбой загрузить ему справочник товаров любого крупного супермаркета. В результате ему загрузили товарную базу на 53 тыс. позиций.
Далее хозяину магазина и бухгалтеру неоднократно объясняли, что необходимо проверить все позиции товара, все цены и лишние позиции убрать. К сожалению, проявился человеческий фактор. Сил хватило лишь на поверхностную проверку, после чего магазин приступил к работе.
Халатность, естественно, не могла не навредить: малоприятные явления не заставили себя долго ждать. Бухгалтер не успевал вовремя заносить приходные накладные в базу и контролировать продажные цены. Товар выставляли на полки неоприходованным, но поскольку в программе данные о товаре и его цене присутствовали, он все же поступал в продажу, хотя и не по реальным ценам магазина. Иногда доходило до абсурда: продажные цены были ниже закупочных, и никого это не волновало! Были распечатаны заниженные ценники, товар сметали с полок, а с прибылью у магазина не сложилось.
Вывод прост: никогда не надейтесь на других, контролируйте ввод информации о товарах лично. Лучше больше потрудиться вначале, чем впоследствии выяснять, почему магазин не приносит прибыль.
Данные о товарах, поставщиках, сотрудниках должны быть грамотно систематизированы, чтобы все пользователи программы понимали их однозначно и легко могли найти.
С каким товаром работать, как правильно его называть, в какие товарные группы объединять – этого, кроме вас, никто не решит.
Далее привед несколько простых правил, выполнение которых позволит вам построить удобную и понятную структуру справочников.
Правило № 1: Создавая карточки товаров, придерживайтесь единой системы наименований. Определите собственную схему наименования товаров для всего ассортимента.
Одним из примеров может служить схема, в которой имя товара/услуги состоит из трех составных частей.
[Фирма-производитель] [Наименование товара] [Уточняющая характеристика (цвет, объем, упаковка и т.п.)].Если какая-то из составляющих для имени неизвестна, она пропускается.
Примеры:
• Хортица Водка срибна 0,7 л
• Суп картофельный 200 мл
• Славутич Пиво светлое бут.0.5л
• Молочный доктор Молоко украинское 2.5% 1.0л
• Картофель Крымская роза
• Батон нарезной
Любая схема наименования товаров должна быть адаптирована под ваши потребности. Если вы – производитель, и у вас нет понятия фирмы-производителя, нет смысла включать данную характеристику в название товара. В этом случае, схема может быть такой:
[Наименование товара] [Тип одежды (муж/жен)] [Возрастная группа (дет/подр/взросл] [Размер] [Уточняющие характеристики].
Игнорирование данного требования ничем хорошим не закончится. Вы рискуете вводить один и тот же товар под разными названиями. Скажем: «Либро колготки женские 46р. черные» и «Женские колготки либро 46р. черные». И пусть вы знаете, что это одно и то же, программа рассматривает эти позиции как разные товары.
Правило № 2: Наименования товаров не должны повторяться.
Часто бывает, что сотрудники создают в разных товарных группах товары с одинаковым именем. Казалось бы, мелочь, но последствия бывают серьезные. Операторы и бухгалтеры при проведении товарных операций выбирают одни позиции, хотя на самом деле нужны другие. А все потому, что никто из них даже не догадывается о существовании двух одинаковых карточек. В итоге выясняется, что был оприходован один товар, а продается другой. Одна позиция всегда в плюсе, а другая в минусе. Такого допускать нельзя.
Правило № 3: Группируйте товары осмысленно.
И количество групп, и их вложенность должны способствовать быстрому поиску товара, то есть однозначно указывать, где он находится.
Вот простой пример расположения групп:
Алкоголь Бренди, Абсент, Виски
Водка
Вина грузинские
Вина крымские
Коньяки
Молочное Молоко
Кефир, ряженка
Сметана
Йогурты
Пиво Сармат
Славутич
Оболонь
Если создавать много вложенных групп, таким справочником будет трудно пользоваться. Вам придется искать во многих группах, чтобы добраться до требуемой позиции. Так что оптимальное количество вложенностей 2–4 уровня.
Старайтесь не создавать товаров в корневой папке справочника. Как минимум потому, что о них часто забывают. Рекомендуется
