В последние несколько лет автоматизация управления превратилась в такую же важную составляющую ресторанного бизнеса, как, скажем, дизайн, концепция или маркетинговая стратегия.
Система автоматизации управления как программно-аппаратный комплекс состоит из компьютерной программы и специализированного оборудования. Используя систему, можно значительно упростить и ускорить работу персонала в заведении, а также оптимизировать производственные и бизнес-процессы. Приблизительно такое определение системе дают специалисты. По существу, это инструмент, ненамного сложнее отвертки, эффективность использования которого прямо зависит от руководителей заведения и профессионализма консультантов, устанавливающих систему. Поэтому предварительные этапы подготовки внедрения и выбора компании-консультанта — самые важные.
Фронт-офис для кассира, бек-офис для менеджера
Компьютерные системы можно разделить на два глобальных модуля: фронт-офис и бек-офис. Фронт-офис в большинстве систем состоит из станции официанта и станции кассира. Это та часть системы, которая размещена прямо в зале ресторана или бара. С ее помощью официанты, бармены и кассиры обслуживают посетителей.
На автоматизированном рабочем месте (АРМ) официанта выполняются все действия, связанные с обслуживанием клиентов. Главное из них — внесение нового или изменение сделанного заказа, которые распечатываются на специальных принтерах, встречные ленты — на кухне и в баре. В них содержится информация для поваров и барменов о том, какие блюда и напитки необходимо приготовить, или от чего отказался клиент. С этого рабочего места можно также распечатать счет на бланке с логотипами ресторана.
Главное отличие станции кассира от станции официанта — в возможности закрыть заказ и провести расчет с клиентом. После выполнения этой процедуры клиент получает чек, а система зарегистрировала факт расчета клиента.
Бек-офис — часть системы, с которой работают администраторы, менеджеры и бухгалтеры ресторана. Система состоит из модулей складского учета, отчетов, а также модуля, который настраивает конфигурацию рабочих мест. Важнейший и наиболее сложный модуль — складского учета. В этой программе осуществляется весь учет товара ресторана. Основная идея всех программ складского учета в заведениях общепита — максимально упростить работу бухгалтера-кладовщика. В базу данных заносят калькуляционные карточки блюд, фиксируют приход товаров на склад, перемещение из одного подразделения в другое (со склада в бар или на кухню) и, конечно же, списание проданных продуктов. Основываясь на данных этого модуля, можно легко и быстро провести инвентаризацию и в конкретном подразделении, и по всем складам. Кроме того, в любое время можно получить необходимую информацию о наличии продуктов на складах и в случае необходимости закупать их.
Модуль отчетов — основной помощник руководителя. Он собирает, структурирует и в простой и удобной для анализа форме выдает информацию о работе всего комплекса в целом, а также полезные статистические данные за определенный период времени. Использование этой информации позволяет руководителю держать руку на пульсе бизнеса, вовремя реагировать на изменение ситуации и выявлять слабые и сильные стороны в работе ресторана.
Систему можно дополнительно укомплектовать дисконтным модулем, который позволит использовать различные скидки — от фиксированных до сложных накопительных систем.
Муки выбора
Выбор системы и, что не менее важно, компании-поставщика — важнейший этап всего проекта. И, как ни странно, именно на этом этапе случается немало типичных ошибок.
1. Банальная, но самая опасная проблема — нечеткое представление заказчика о возможностях системы автоматизации. Нехватка необходимых возможностей может повлечь задержку сроков реализации проекта и неэффективность работы комплекса. А излишние функции станут причиной неоправданных расходов инвестора. Усложнить и замедлить работу персонала может и нечеткое понимание некоторых нюансов. Например, заказчиков часто пугает то, что закрывать заказ и рассчитываться с клиентами может только зарегистрированный кассир, а не любой официант, у которого есть на это право.
2. Еще один очень важный момент выбора системы — ее технические характеристики и стабильность работы в целом: возможность переноса данных, степень их защиты, поведение системы в случаях аппаратных или программных сбоев. На эти вопросы может ответить только технический специалист после тщательного анализа. Например, внедрив систему, работающую под операционной системой MS DOS, пользователь в результате получит ряд ограничений, связанных с подключением дополнительного оборудования, возможностью переноса информации, ее защиты и сохранения в случае сбоев.
3. Очень часто на этапе поиска и выбора заказчик ориентируется на разрекламированного поставщика. Его привлекает количество уже реализованных проектов и совсем не интересует качество. На этом этапе инвестору следует связаться с владельцами и менеджерами ресторанов, которые работали с этой компанией. Еще один важный факт — установив себе комплекс, который замечательно работает у соседа или конкурента, ресторатор может быть абсолютно разочарован, поскольку система работы одного заведения может быть неприемлемой для другого.
4. И последний совет — не пугайтесь высоких цен. Рынок программных комплексов уже сформировался, поэтому места для компаний, которые устанавливают за свои решения заоблачные цены, на нем нет. В то же время дешевизна комплекса может быть вызвана некачественным оборудованием, нестабильностью работы системы или же недостаточной компетентностью поставщиков. То есть за малые деньги можно получить не решение проблем, а замену одних недостатков другими.
Справка
Стоимость систем автоматизации ресторана (на примере автоматизированной системы управления для ресторанов, баров, кафе, фаст-фудов «Магия»):
Программное обеспечение Front-office 200-800 у. е.,
Back-office 300-2000 у.е.
Принтер для кухни (печать заказов) от 250 у.е.
Принтер для бара от 250 у.е.
Принтер для печати гостевых счетов (фирменных бланков) от 400 у.е.
Фискальный принтер в среднем 600 у.е.
Сенсорный монитор (Touch Screen) в среднем 800 у.е.
Пусконаладочные работы (от стоимости проекта) 10-15%
Советы эксперта
Ольга НАСОНОВА, генеральный директор фирмы «Ресторанный консалтинг»:
— Ресторан — это особый мир, поэтому можно провести аналогию с представлениями предков о строении мира. Ресторан стоит на четырех «слонах»: ценовая категория, кухня, тип обслуживания, атмосфера. Все это, в свою очередь, стоит на черепахе по имени «место расположения». Секрет заключается в том, чтобы все эти составные были на одном уровне. Например, если в ресторане высокая ценовая категория, высокий уровень обслуживания, но «слон» по имени «кухня» ниже других — конструкция разрушается. Если же все «слоны» на уровне, но место расположения не подходит ни одному из них, то заведение вряд ли будет иметь успех. Важнейший «слон» в концепции ресторана — ценовая категория, обусловленная несколькими факторами: особенностями места расположения и характеристиками помещения будущего ресторана. На этом этапе могут играть роль объективные факторы в виде характеристик помещения. Например, оно может быть слишком маленьким или слишком большим для задуманного заведения. Если же все составные будут связаны одной идеей, то ресторану гарантирован успех.
Александр КОПИЧ,
ІТ-специалист отдела автоматизации компании «Маркет»
Статья получена на сайте еженедельника "Контракты" / № 07 от 16-02-2004
